Sharing: Pengalaman Kerja Sebagai Staf Administrasi

Akhirnya nulis ini juga. Dari lama pengen nulis pengalaman kerja sebagai Staf Administrasi, tapi kemaren belum tau mau bahas apa, takutnya melebar kemana-mana. Saya kerja sebagai Staf Administrasi di sebuah lembaga sosial, kurang lebih per Juli 2022 udah 3,5 tahun.

Sebenernya bukan cuma administrasi sih, nama jabatannya Staf Administrasi Umum dan Customer Service, dan kerjaannya ada banyak. Di postingan ini saya mau sekalian berbagi pandangan saya tentang kerjaan saya dan apa yang saya pelajari dari pekerjaan saya.

Penting Untuk Menjadi Disiplin

Ngga cuma di kerjaan sebagai Staf Administrasi, sebenernya apapun kerjaan kita, kita harus disiplin sama diri kita sendiri. Harus komitmen buat nyelesein kerjaan, harus disiplin waktu, dll.

 

Di posisi ini, saya jadi makin paham pentingnya disiplin dalam ngerjain hal administratif. Kerjaan administrasi itu ada banyak, jadi sekali ngga disiplin, besoknya pasti bakalan bingung ngerjainnya gimana.

 

Kalau kita ngga disiplin, kerjaan kita terhambat, kita ngga bisa nyelesain kerjaan dengan cepat dan efektif, kerjaan jadi numpuk, makin numpuk dan makin lama nyeleseinnya, laporan jadi terlambat dan ngga maksimal. Ini udah beberapa kali saya rasain, bingungnya pas kerjaan numpuk sementara deadline mepet.

 

Saya juga harus paham prioritas kerjaan, mana kerjaan yang harus segera diselesein, mana yang bisa nanti tapi ngga boleh sampe numpuk banyak, dll.

Time Management Juga Penting

Karna kerjaan banyak dan sebagian besar harus segera selesei, saya jadi terbiasa buat bikin perencanaan kerjaan tiap hari. Saya bisa atur berapa yang perlu saya kerjain hari ini dan estimasi waktunya. Sisanya saya cuma perlu disiplin sama apa yang udah saya rencanain dan fokus.

 

Di tempat kerja ini malah saya bisa bikin jadwal rencana kerja dalam satu bulan, saya sekaligus atur deadline, atur waktu pengerjaannya (selalu ada hal-hal insidental yang tiba-tiba harus dikerjain), sisa waktu yang belum terjadwal buat ngerjain apa, dll.

 

Belajar Customer Service

Posisi saya sebagai penerima tamu yang hampir tiap hari ngelayanin tamu, akhirnya bikin saya belajar skill customer service. Teknis sederhana sebagai penerima tamu yang saya pelajari:

- Berdiri menyambut dan mempersilakan tamu

- Senyum

- Berbicara sopan dan ramah

- Mengantar kepergian tamu

Juga satu yang selalu saya inget: perlakukan tamu sebagaimana kamu ingin diperlakukan. Itu yang akhirnya jadi pegangan utama saya buat memperlakukan tamu (dan orang lain siapapun itu) dengan baik. Siapa sih yang ngga mau diperlakukan dengan baik?

 

Dealing with Lembur

Dimana-mana pasti ada saatnya kita perlu ngelembur buat nyelesein kerjaan. Gitu juga sama tempat kerjaan saya.

 

Job desc saya banyak dan kantor suka ada agenda diluar jam kerja. Sebagai karyawan otomatis harus jadi panitia dan hadir di agenda itu. Saya ngga diharusin ngelembur (kecuali buat agenda kantor yang harus dateng), cuma pasti ada tekanan tertentu kalo kerjaan ngga selesei, minimal dikomen lah sama atasan. Kan ngga ngenakin banget ya. Plus, ngga ada uang lembur di kantor saya, huhu sedih banget.

 

Pada akhirnya, ketika harus ngelembur karna ada kerjaan prioritas, saya banyakin sabar, ikhlas, sekaligus bersyukur. Alhamdulillah saya masih punya kerjaan.

 

Saya juga ngejaga mindset saya bahwa saya lembur demi menyelesaikan amanah kerja, demi kantor saya supaya jadi lebih baik, bukan karna takut dimarahin pimpinan kalo kerjaan ngga selesei. Saya jadi ngerasa lebih lega, soalnya saya lembur buat kantor, bukan buat pimpinan.

Upgrade Skill

Alhamdulillah kantor saya memfasilitasi karyawan yang mau ikut pelatihan, semua dibiayai kantor. Awalnya saya sungkan mau ikut pelatihan, soalnya harganya jutaan. Cuma akhir-akhir ini ada webinar yang harganya oke, jadilah saya ikut webinar aja.

 

Webinar yang saya ikutin topiknya arsip lembaga dan dibagi jadi beberapa topik, kalo ikut semua sih totalnya bisa jutaan, tapi karna saya cuma ikut beberapa, jadi harganya ngga terlalu mahal.

 

Dari webinar itu saya jadi paham caranya ngelakuin arsip lembaga, apa yang dibutuhin, aturan arsip, dll. Bermanfaat banget ilmu tentang arsip ini, dan kalo ada kesempatan upgrade ilmu lebih baik diambil, buat nambah pengetahuan juga.

 

~~~

 

Kalo diminta gambarin, gimana sih inti pengalaman saya sebagai Staf Administrasi dan Customer Service, wah nano-nano tapi 70% melelahkan. Banyak yang nyepelein tugas Staf Administrasi, padahal Staf Administrasi itu kerjanya harus disiplin, teliti, serba sat set sat set.

Saya bisa enjoy ada di kantor sampe 3,5 tahun karna salah satunya saya memang suka pekerjaan administrasi, apalagi waktu saya masuk kondisi administrasi di kantor kurang baik, jadi saya selalu pengen berusaha ngerapihin administrasi kantor. Ini mindset saya dari awal saya kerja di kantor.

Location:

Share :